Wie hilft die Produktorientierung bei der Steuerung von Projekten?

Die Produktorientierung in PRINCE2 ist ein mächtiger Ansatz mit weitreichenden Konsequenzen, zum Beispiel für die Fortschrittsgradmessung und damit für die Projektsteuerung.

In vielen Projekten werden zwar die verbrauchten Ressourcen (Aufwand, Kosten...) erfasst,  aber -  für die Steuerung - nicht in Relation zum damit erbrachten Output (Fertigstellungsgrad) gestellt. Dieses Problem kann durch eine Earned Value Analyse (EVA)  gelöst werden, wobei sich dann sofort das Problem der Festlegung des Fertigstellungsgrades (Definition, Messung) erhebt.

 

Dieser Beitrag zeigt, wie der Fertigstellungsgrad (Definition, Messung) sehr einfach auf Basis der Produktbeschreibung hergeleitet werden kann.

 

Im Rahmen der Anwendung der produktbasierten Planungstechnik werden für die vom Projekt zu liefernden Produkte sogenannte Produktbeschreibungen erstellt. Jede Produktbeschreibung enthält zwei Abschnitte, die für die Festlegung des Fertigstellungsgrades herangezogen werden können:

  1. Den Abschnitt "Zusammensetzung" - dieser reflektiert die Dimension Umfang (des zu erstellenden Produkts) und
  2. den Abschnitt "Qualitätskriterien" - dieser reflektiert die Dimension Qualität (Eigenschaftes des zu erstell. Produkts).

Die für ein Arbeitspaket relevanten Inhalte aus der(n) Produktbeschreibung(en) werden mit den Methoden der Fortschrittsgradmessung (z. B. PM3, Band 2, Seite 1044) kombiniert und in der Arbeitspaketbeschreibung (Abschnitt "Vereinbarte Berichterstattung") festgelegt. In diesem Abschnitt werden Inhalte und Intervalle der Teamstatusberichte festgelegt. Und zu den Inhalten gehören auch die verbrauchten Ressourcen und die damit erzielten Fertigstellungsgrade.

 

Der Projektmanager kann also bei der Erstellung der Arbeitspaketbeschreibung auf diese Abschnitte der Produktbeschreibung (Prodb.) zurückgreifen (Schritt 1), danach - gemeinsam mit dem Teammanager - die Aufwandstreiber auswählen (Schritt 2) und danach die Methode der Fertigstellunsgradmessung (FG) festlegen (Schritt 3).

 

Ein Beispiel:

Es gehe darum, ein Produkt "Pflichtenheft" zu erstellen, dieses weise in der Produktbeschreibung folgende Zusammensetzung / Qualitätskriterien auf:

 

Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3

Zusammensetzung
/Qualitätskriterien
aus der Prodb.

Aufwandstreiber auswählen

FG Methode festlegen

     
Liste der Informanten/ vollständig

Aufwand hängt von der Anzahl der Informanten ab

=> FG prop. zur Anzahl d. Informanten

 

Liste der Abnehmer/vollständig

Aufwand hängt von der Anzahl der Abnehmer ab

=> FG prop. zur Anzahl d. Abnehmer

Inhaltsverzeichnis (mit einzelnen) Kapiteln

Aufwand hängt von der Anzahl der Kapitel ab

=> 0/50/100

Annahmeerklärung für Inhaltsverzeichnis

Aufwand hängt von der Anzahl der Abnehmer ab

=> 0/50/100

--einzelne Kapitel / ...

Aufwand hängt von der Anzahl der Seiten / Komplexität (1) ab

=> FG prop. zur Anzahl / Komplexität

Annahmeerklärung für einzelne Kapitel

Aufwand hängt von der Anzahl der Seiten / Komplexität (1) ab

=> 0/50/100

(1) Zur Behandlung der Komplexität kann man sehr gut auf den Ansatz nach Patzak (z.B.: Projekt Management aktuell, 5/2009; Seite 42ff) zurückgreifen.

 

Die Festlegung und Messung des Fertigstellungsgrades kann dann in die Arbeitspaketbeschreibungen aufgenommen werden. Die jeweiligen Ist-Werte werden wiederum über die Teamstatusberichte kommuniziert.

 

Damit hat der Projektmanager alle benötigten Daten um die verbrauchten Ressourcen in Relation zum erzielten Ergebnis zu setzen (EVA) und kann sich damit sich ein realistisches  Bild über den Arbeitspaketfortschritt machen, was wiederum Basis für eine wirkungsvolle Steuerung ist.

 

Somit helfen die - auf Basis der produktbasierten Planung - festgelegten Inhalte und Qualitätskriterien zusammen mit der Auswahl und Festlegung der Aufwandstreiber und Meßmethoden - dem Projektmanager dabei, ein realistisches Bild vom erzielten Fortschritt zu bekommen und damit das Projekt wirkungsvoll zu steuern.